Coordinateur(trice) de Projets

About Flyscan Systems Inc. Flyscan is at the cutting edge of technology in both security and environmental protection. We have created and developed an aerial inspection system capable of identifying small oil and gas leaks that the human eye and brain cannot detect. Thanks to our state-of-the-art software, AI, and highly efficient algorithms, we can detect and report leaks or objects that pose a threat to pipelines. To support our continued growth, Flyscan is looking for a Project coordinator to monitor hardware development projects, hardware and software integration initiatives, third-party contractor deliverables, and ensure compliance milestones are met. Your Role: Integration & Coordination Plan and track projects that involve hardware development or software/hardware integration, ensuring seamless collaboration across internal teams (Research, AI, Software, Hardware, GIS, Operations) and external contractors. Coordinate with external stakeholders, certification bodies, and third-party suppliers to secure compliance approvals (e.g., Aviation STC, Market Regulation, ISO, SOC2, etc.). Project Planning & Execution Develop and maintain project plans, timelines, Gantt charts, and action item lists. Coordinate traditional project management responsibilities with the Agile processes used by the Software, AI, and Research teams to maintain alignment and deliver on time. Proactively identify risks and mitigation strategies, escalating issues where needed. Monitor project progress using dashboards with indicators to provide clear status updates. Stakeholder Management Work closely with the Product Managers, Product Owners, Team Leads, and external partners to define project scope, deliverables, and success criteria. Facilitate effective communication by running project reviews, and stakeholder meetings. Reporting & Documentation Create transparent, concise project status reports for leadership and stakeholders. Maintain comprehensive risk registers, project documentation, and lessons learned. Action-Item Tracking Own the follow-up process for all project-related tasks, ensuring accountability and timely completion. Keep cross-functional teams aligned by promptly resolving roadblocks and dependencies. Qualifications: 3 years of project management experience, preferably in hardware/software integration or R&D environments. Demonstrated organizational and time-management skills, with a track record of delivering complex projects on schedule. Knowledge of agile frameworks (Scrum/Kanban) and traditional PM methodologies Strong risk management background: able to identify, categorize, and mitigate project risks. Experience with dashboarding and status reporting tools (e.g., Gantt charts, JIRA, MS Project, Confluence, etc.). Exceptional communication skills and stakeholder management experience: able to distill technical details into clear, action-oriented updates. Comfortable managing third-party vendors and contractors, coordinating schedules and deliverables. Ability to work in a collaborative, fast-paced environment. Team-oriented with a proactive, hands-on approach. Proficiency in English is required (written and oral); French language skills are an asset. Able to say: "I don't know, but I will find out". Nice to Have: Experience with certification processes in general or in domains requiring compliance with standards. Familiarity with hardware development lifecycles and mechanical/electrical integration processes. Certifications such as PMP, CSM, or PMI-ACP are a plus but not required. What we offer: We prioritize flexibility: work remotely if you prefer or drop by our Québec or Bromont offices whenever it suits you. Set your own rhythm with flexible hours. Enjoy unlimited sick days so you can prioritize your health without worry. Collective insurance program. Access to a telemedicine platform. Get a competitive salary based on your experience and market standards. Grow with opportunities for training and skill development. Take part in test flights and see our technology in action Team activities remotely or in person organized by our social club. An awesome team À propos de Flyscan Systems Inc. Flyscan est à la fine pointe de la technologie en matière de sécurité et de protection de l’environnement. Nous avons créé et développé un système d’inspection aérienne capable d’identifier de petites fuites de pétrole et de gaz que l’œil et le cerveau humain ne peuvent pas détecter. Grâce à nos logiciels de pointe, à l’IA et à des algorithmes ultra-efficaces, nous pouvons détecter et signaler les fuites ou les objets qui représentent une menace pour les pipelines. Pour soutenir notre croissance, Flyscan est à la recherche d’un(e) Chargé de Projets pour assurer le suivi des projets de développement matériel, des initiatives d’intégration matériel-logiciel, des livrables des sous-traitants, et des projets de conformité. Ton Rôle : Intégration et coordination Planifier et suivre les projets impliquant le développement matériel ou l’intégration logiciel/matériel, en assurant une collaboration fluide entre les équipes internes (Recherche, IA, Logiciel, Matériel, GIS, Opérations) et les sous-traitants. Coordonner avec les parties prenantes externes, les organismes de certification et les fournisseurs tiers pour obtenir les approbations de conformité (ex.: certification STC pour l'aviation, réglementation du marché, ISO, SOC2, etc.). Planification et exécution des projets Développer et maintenir des plans de projet, des échéanciers, des diagrammes de Gantt et des listes d’actions. Concilier la gestion de projet traditionnelle avec les processus Agile utilisés par les équipes Logiciel, IA et Recherche pour assurer l’alignement et le respect des échéances. Identifier de manière proactive les risques et proposer des stratégies d’atténuation, en escaladant les problèmes au besoin. Suivre l’avancement des projets à l’aide de tableaux de bord et d’indicateurs clairs. Gestion des parties prenantes Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires de produit, les product owners, les chefs d’équipe et les partenaires externes pour définir la portée du projet, les livrables et les critères de succès. Assurer une communication efficace en animant des revues de projet et des rencontres avec les parties prenantes. Rapports et documentation Rédiger des rapports de suivi de projet clairs et transparents pour la direction et les parties prenantes. Maintenir à jour les registres de risques, la documentation de projet et les leçons apprises. Suivi des actions Être responsable du suivi de toutes les tâches liées aux projets, en assurant la responsabilisation et le respect des échéances. Garder les équipes interfonctionnelles alignées en levant rapidement les blocages et en gérant les dépendances. Ton Profil : 3 ans d’expérience en gestion de projet, idéalement en intégration matériel/logiciel ou en environnement R&D. Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps, avec un historique de livraison de projets complexes à temps. Connaissance des cadres Agile (Scrum/Kanban) et des méthodologies de gestion de projet traditionnelles. Solide expertise en gestion des risques : capable d’identifier, catégoriser et atténuer les risques liés aux projets. Expérience avec les outils de gestion de projet et de suivi (ex. : diagrammes de Gantt, JIRA, MS Project, Confluence, etc.). Excellentes compétences en communication et en gestion des parties prenantes : capable de vulgariser des détails techniques en mises à jour claires et actionnables. À l’aise avec la gestion de fournisseurs et sous-traitants, incluant la coordination des horaires et des livrables. Capacité à évoluer dans un environnement collaboratif et rapide. Esprit d’équipe et approche proactive, avec un bon sens de l’initiative. Maîtrise de l’anglais requise (autant à l'oral qu'à l'écrit); la connaissance du français est un atout. Capable de dire : "Je ne sais pas, mais je vais trouver la réponse" Atouts supplémentaires : Expérience avec les processus de certification en général ou dans des domaines nécessitant la conformité à des normes. Connaissance des cycles de développement matériel et des processus d’intégration mécanique/électrique. Certifications PMP, CSM ou PMI-ACP (un atout, mais pas obligatoire). Ce qu’on t’offre : Nous priorisons la flexibilité : travaille à distance si tu préfères ou passe à nos bureaux de Québec ou de Bromont quand ça te convient. Adopte ton propre rythme avec des horaires flexibles. Profite de congés de maladie illimités pour prioriser ta santé sans souci. Programme d’assurances collectives. Accès à une plateforme de télémédecine. Salaire compétitif basé sur ton expérience et les standards du marché. Développe tes compétences grâce à des opportunités de formation et de perfectionnement. Participe à des vols d’essai et vois notre technologie en action Activités d’équipe à distance ou en personne organisées par notre club social. Une équipe géniale